Czym są benefity żywieniowe i jakie formy przyjmują?

Benefity żywieniowe dla pracowników to świadczenia pozapłacowe finansujące posiłki lub artykuły spożywcze. Najczęściej przyjmują formę kart lunchowych i przedpłaconych, bonów żywieniowych, cateringu do biura, kantyny czy owoców i napojów udostępnianych w firmie. 

Najpopularniejszym rozwiązaniem stała się karta żywieniowa, którą pracodawca zasila co miesiąc do ustalonej kwoty. Pracownik płaci nią w restauracjach, barach i punktach gastronomicznych, kupuje produkty w sklepach spożywczych albo zamawia catering. To rozwiązanie sprawdza się niezależnie od modelu pracy. Pracownik może korzystać z niego zarówno podczas pracy w biurze, jak i w modelu zdalnym czy hybrydowym.

Dostępność kart nie ogranicza się do dużych miast. Dzięki możliwości płacenia w ogólnopolskich sieciach spożywczych i lokalnej gastronomii benefit pracowniczy działa także w mniejszych ośrodkach, gdzie oferta restauracji jest mniejsza. Warto od razu zaznaczyć, że każda z wymienionych form ma inne zasady podatkowe i składkowe.

Ile oszczędza firma dzięki uldze ZUS do 450 zł miesięcznie?

Benefit żywieniowy jest zwolniony ze składek ZUS do 450 zł miesięcznie na pracownika, a limit ten obowiązuje od września 2023 roku i zastąpił wcześniejszą kwotę 300 zł. To najważniejszy powód, dla którego dofinansowanie posiłków dla pracowników wypada korzystniej od gotówkowego dodatku do pensji.

Podstawą prawną ulgi jest § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek, zmienionego rozporządzeniem z 21 sierpnia 2023 r. Aby skorzystać ze zwolnienia, środki muszą być przeznaczone wyłącznie na posiłki lub artykuły spożywcze i honorowane tylko w punktach gastronomicznych oraz sklepach spożywczych, a firma powinna mieć regulamin i oświadczenie pracownika.

Czy benefit żywieniowy jest opodatkowany PIT?

Ulga ZUS na posiłki nie oznacza zwolnienia z podatku dochodowego, bo to dwie odrębne kwestie. Bony i karty przedpłacone, mimo zwolnienia z ZUS do 450 zł, co do zasady stanowią przychód pracownika i podlegają PIT. Warto tutaj podkreślić, że niestety jest to punkt, który firmy najczęściej pomijają, zakładając błędnie, że ulga ZUS załatwia całość rozliczenia.

Inaczej wygląda sytuacja posiłków zapewnianych i spożywanych w miejscu pracy. Jeśli posiłki są zapewniane i spożywane w miejscu pracy, w określonych przypadkach mogą korzystać ze zwolnienia z PIT. Ocena zależy jednak od formy świadczenia oraz aktualnych interpretacji organów podatkowych. O obowiązku podatkowym decyduje więc forma świadczenia, a nie samo jego istnienie. Właśnie dlatego karta lunchowa i firmowy catering, mimo podobnej wartości, rozliczane są inaczej.

Istotny jest też aspekt księgowy, ponieważ koszty posiłków można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, gdy mają związek z prowadzoną działalnością, a wydatki dokumentuje się fakturami wystawionymi na firmę. Ponieważ temat dotyka podatków i składek, w konkretnym przypadku wiążąca jest indywidualna interpretacja ZUS lub urzędu skarbowego.

Jakie korzyści z benefitu żywieniowego zyskuje pracodawca?

Największą i najłatwiej policzalną korzyścią pracodawcy jest oszczędność na składkach ZUS, czyli ok. 1106 zł rocznie na jednego pracownika według wyliczeń Pluxee, przy założeniu pełnego wykorzystania dostępnego limitu zwolnienia. Koszt całkowity takiego świadczenia wypada niżej niż podwyżka gotówkowa o porównywalnej wartości netto, bo firma nie dopłaca składek od kwoty objętej zwolnieniem.

Benefit żywieniowy wzmacnia też markę pracodawcy i budowanie EVP (Employer Value Proposition). Organizacja, która dba o wellbeing i codzienne potrzeby zespołu, buduje wizerunek atrakcyjnego miejsca pracy, co przekłada się na zaangażowanie, integrację zespołów i ograniczenie rotacji w okresie presji płacowej. Wdrożenie jest przy tym proste i skalowalne, bo jedno rozwiązanie obsługuje cały zespół niezależnie od lokalizacji.

Warto komunikować wartość finansową benefitu już na etapie rekrutacji. Kandydaci często nie znają pełnej wartości pakietu pozapłacowego, więc jawne pokazanie, ile realnie zyskują, podnosi atrakcyjność oferty na rynku pracy. Dla wielu osób jest to argument, który wyróżnia ją bez konieczności podnoszenia samego wynagrodzenia zasadniczego.